Siirry sisältöön

Työvuorosuunnittelu ja työaikaseuranta

Toimintaohjeet työvuorosuunnitteluun ja työaikaseurantaan

Saamastasi palvelupäätöksestä käy ilmi, kuinka moneksi tunniksi sinulle on myönnetty henkilökohtaista apua. Päätöksen tuntimäärä on enimmäismäärä, jota avustajasi työaika ei voi ylittää. Mikäli sinulla on useampia avustajia, ei heidän yhteenlaskettu työaikansa saa ylittää päätöksessä myönnettyä tuntimäärää. Käyttämättä jääneitä avustustunteja ei voi siirtää seuraavalle kuukaudelle.

Työsopimuksella sovit työntekijäsi kanssa siitä, kuinka paljon hän tekee työtä viikossa tai kuukaudessa. Työsopimukseen merkitty työaika sitoo sekä työnantajaa että työntekijää. 

Työvuorosuunnittelu

Työnantajana olet velvoitettu suunnittelemaan etukäteen avustajasi työvuorot, kirjaamaan ne työvuoroluetteloon ja pitämään huolen siitä, että avustajasi saa tiedon työvuoroistaan hyvissä ajoin etukäteen. Kirjallisesti laaditun työvuoroluettelon avulla voidaan työntekijälle suunnitellut työvuorot todentaa muun muassa sairaustapauksissa. Voit käyttää työvuorosuunnitteluun tältä verkkosivulta ladattavaa työvuorosuunnittelulomaketta.

Sinun vastuullasi on saattaa työvuoroluettelo työntekijäsi tietoon hyvissä ajoin, viimeistään viikkoa ennen siinä tarkoitettua ajanjaksoa. Tämän jälkeen saat muuttaa työvuoroluetteloa ainoastaan työntekijäsi suostumuksella tai töiden järjestelyihin liittyvästä painavasta syystä.

Työaikalaki määrää, millaisia työaikoja voit työntekijälläsi teettää:

  • työntekijän säännöllinen työaika on enintään 8 tuntia vuorokaudessa ja 40 tuntia viikossa
  • työvuorojen välissä on oltava vähintään 11 tunnin pituinen vuorokausilepo
  • työntekijän on saatava kerran viikossa vähintään yksi vapaapäivä, joka tarkoittaa vähintään 35 tuntia kestävää keskeytymätöntä vapaa-aikaa
  • työnantaja ja työntekijä voivat sopia vuorokautisen säännöllisen työajan pidentämisestä enintään yhdellä tunnilla. Säännöllisen työajan tulee tällöin tasoittua keskimäärin 40 tunniksi viikossa enintään neljän viikon ajanjakson aikana. Viikoittainen työaika saa olla enintään 48 tuntia
  • jos työvuoro on yli kuusi tuntia, työntekijälle on annettava sen aikana vähintään puoli tuntia kestävä lepoaika tai tilaisuus aterioida työaikana. Jos lepoaikana saa esteittä poistua työpaikalta, sitä ei lueta työaikaan
  • sunnuntaina ja kansallisina juhlapäivinä työtä teetetään työntekijällä vain, jos siitä on sovittu työsopimuksessa tai työntekijä on antanut siihen suostumuksensa. Suostumusta ei kuitenkaan tarvita, jos työtä laatunsa vuoksi tehdään säännöllisesti mainittuina päivinä.

Muistathan, että työnantajana sinun tulee säilyttää työvuorosuunnitelmia ja muita työsuhteen luottamuksellisia asiakirjoja arkistointimääräyksien edellyttämin ajoin. Työvuorosuunnitelmia tulee säilyttää tulee kuluvan vuoden lopusta seuraavat kaksi vuotta.

Työaikaseuranta tuntilistoin

Työnantajana olet velvoitettu pitämään seurantaa työntekijäsi työajoista ja tehdyistä työtunneista. Tämä tapahtuu tuntilistojen avulla, joita käytetään avustajan palkanmaksun perusteena. Voit ladata tuntilistapohjia tältä verkkosivulta. HA-keskus voi tarvittaessa myös postittaa sinulle tuntilistoja.

Työnantajana olet vastuussa tuntilistan oikeasta ja rehellisestä täyttötavasta. Täytä lista yhteistyössä avustajasi kanssa. Merkitse tuntilistaan tehty työaika kellonaikoineen päivittäisen toteutuman mukaisesti. Palkanmaksujärjestelmä laskee automaattisesti mahdolliset työaikakorvaukset, joten niiden osalta sinulta ei edellytetä erityisiä toimia.

Mikäli tuntilistan täytössä on epäselvyyttä, kannattaa olla viipymättä yhteydessä HA-keskukseen, jotta avustajan palkanmaksuun ei synny tarpeettomia viiveitä.

Kun tuntilista on valmis, molemmat (työnantaja ja työntekijä) hyväksyvät sen allekirjoituksellaan. Tuntilistoihin ei saa tehdä muutoksia allekirjoitusten lisäämisen jälkeen. Toimita täytetty ja allekirjoitettu tuntilista Oimalle sähköpostitse (skannattuna tai valokuvana) osoitteeseen: keusote@oima.fi

  • Mikäli tuntilista pitää sisällään lomia tai poissaoloja, tulee sinun täyttää erillinen ilmoitus poissaolosta -lomake ja toimittaa se tuntilistan mukana
  • Jotta avustajasi saa palkan ajallaan, on tärkeää, että toimitat tuntilistat Oimaan maksuaikataulun mukaisesti
  • Ajantasainen maksuaikataulu, tuntilistan tarkemmat täyttöohjeet ja tarvitsemasi lomakkeet löytyvät tältä sivulta

Oiman yhteystiedot

Sähköposti: keusote@oima.fi

Oiman palkanlaskennan asiakaspalvelu: 040 169 8100 (arkisin klo 9–12)

Työaikaseuranta sähköisesti Oiman kautta

Tuntilistojen sijasta työnantajan on halutessaan mahdollista toteuttaa työaikaseuranta sähköisesti sijaismaksajapalvelu Oiman kautta. Tätä kutsutaan Oiman itsesyötöksi tai Oiman sähköiseksi asiakkuudeksi. 

Mikäli haluat ryhtyä itse syöttämään avustajasi tunnit Oimaan, ole yhteydessä HA-keskukseen.

  • Sovittuasi itsesyötöstä HA-keskuksen kanssa, sinulle annetaan oikeudet sähköiseen asiakkuuteen ja voit hakea käyttäjätunnuksia Oiman sijaismaksajapalvelusta 
  • Muista, että vaikka kirjaat tunnit sähköisesti Oimaan, tulee sinun lähettää Oimalle kaikki palkanmaksuun tarvittavat muut aineistot (esim. työsopimukset, ilmoitukset poissaoloista, sairauslomatodistukset) 
  • On tärkeää, että seuraat annettua maksuaikataulu ja noudatat sitä. Maksuaikataulu (sama kuin tuntilistoilla) löytyy HA-keskuksen verkkosivuilta 
  • Tutustu huolellisesti Oiman järjestelmästä löytyviin ohjeisiin työtuntien sähköisestä kirjaamisesta  
  • Varmista aina kirjaamistesi oikeellisuus ja kysy matalalla kynnyksellä neuvoja HA-keskuksesta. Tämä on erityisen tärkeää silloin, kun kirjattavanasi on tavallisista tunneista poikkeavia työaikamerkintöjä (esim. lomat, ateriakorvaukset)  
  • Kun kirjaat ensimmäisiä kertoja lomia tai muita tavallisesta poikkeavia työaikamerkintöjä, ole aina ensin yhteydessä HA-keskukseen. HA-keskuksesta saat opastusta niiden oikeaoppiseen kirjaamiseen  
  • Huomaa, että lomia ei järjestelmässä pystytä palauttamaan. Tämän vuoksi on erittäin tärkeää, että ne tulevat kirjatuiksi oikein. Mikäli lomiin tulee/on tullut muutoksia, ole aina yhteydessä HA-keskukseen 
  • Muista, että työnantajalta voidaan periä kuluja, jotka ovat syntyneet virheellisistä toimintatavoista. Asioita on helpompi muuttaa etukäteen kuin korjata jälkikäteen. HA-keskuksesta saat neuvoja ja opastusta tuntien sähköiseen kirjaamiseen. 

Työnantajan muistilista

  1. Tee työvuoroluettelo

    Suunnittele avustajasi työvuorot kirjallisesti etukäteen ja saata ne työntekijäsi tietoon vähintään seitsemän vuorokautta ennen suunniteltua työn ajankohtaa. Arkistoi työvuoroluettelot ja säilytä niitä kuuden vuoden ajan.

  2. Toteuta työaikaseuranta

    Työaikaseuranta tapahtuu tuntilistoilla tai sähköisesti Oiman sijaismaksajapalvelun kautta. Työaikaseurannassa kirjataan avustajan toteutuneet työvuorot kellonaikoineen sekä mahdolliset poissaolot ja lomat.

  3. Noudata annettua aikataulua

    Jotta avustajasi saa palkan ajallaan, toimita tuntilistat tai tee sähköiset kirjaukset Oimaan annetun maksuaikataulun mukaisesti.

  4. Muista myös muut palkka-aineistot

    Mikäli tuntilista pitää sisällään lomia tai poissaoloja, tulee sinun täyttää ilmoitus poissaolosta -lomake ja toimittaa se tuntilistan mukana Oimalle. Näin toimitaan myös silloin, jos toteutat työajanseurannan Oiman itsesyöttönä.

  5. Kysy neuvoa HA-keskuksesta

    HA-keskus auttaa sinua kaikissa työajanseurantaan ja työvuorosuunnitteluun liittyvissä asioissa. Kysy siis matalalla kynnyksellä neuvoa, mikäli jokin asia mietityttää tai et ole varma, kuinka toimia. Näin toimimalla varmistat, että avustajasi palkanmaksuun ei synny tarpeettomia viiveitä.